( organized by ROTE Creative Production www.roteproduction.com )
| Event Organizer (EO) Surabaya, Indonesia
Writen By Tommy ( pin BBM 2B2B971A | Whatsapp +6282131036888 )
Event Review
Event ini bermula setelah tidak lama kami mengerjakan event PTT di Bali oleh CMO Group sebuah agency besar di bangkok Thailand, yang sebelumnya mempercayakan kami pekerjaan konstruksi 2 booth PTT di BICC, Westin Hotel Bali. PTT sendiri adalah sebuah oil company yang besar di Thailand, seperti Pertamina kalau di Indonesia.
Saat sebelumnya saya di kontak oleh agent EO di Bangkok Thailand oleh Mr Tanipat selaku executive director di Communication One Company Limited. Pada kesempatan di telpon ini Mr Tanipat meminta pertemuan pertama dengan saya di Jakarta untuk membahas detail acara launching ini, pertemuan ini sendiri di agendakan di Hotel Sheraton Bandara, Jakarta.
Hari yang di janjikan telah tiba dan pagi – pagi pukul 09.00 saya sudah sampai di lobby dan akhirnya saya di temui dengan Mr Tanipat dan salah satu director lainnya Mr Park, mereka berdua masih sama – sama muda seumuran saya 30an. Mereka menjelaskan rencana event ini satu demi persatu dari Ipad milik Mr Park. Dan kemudian setelahnya mereka saya antarkan ke bandara untuk kembali ke Bangkok Thailand.
Kemudian penawaran dan kalkulasi anggaran biaya kami kirimkan ke pihak EO di Thailand, dan setelah adanya revisi sana – sini dan negosiasi proyek ini kembali akan di gulirkan dan kami EO ROTE Creative Production di tunjuk sebagai local partner EO Di Jakarta untuk mendukung event mereka.
Adapun yang menjadi item yang kami support pada event ini adalah :
- Sound System
- Lighting
- Backdrop main Stage + Landscape
- Gate Entrance
- LED 4 x 8 meter
- Voyage Decoration
- Crew
- Usher
- Band Player
- Handy Talkie
- Hospitality : rent car + Hotel crew
- Photo Documentation
Dan pada event kali ini kami menggunakan jasa kontraktor anak perusahaan kami www.workshop88-pro.com selaku kontraktor event produksi di Jakarta di Hotel Mulia . Service yang biasa di lakukan adalah meliputi pekerjaan booth / stand pameran, dekorasi event property, backdrop event, interior, pembuatan letter neon boks, pekerjaan sipil konstruksi bangunan, design 3D visual, commercial project, residential project, wood working solution, dan seabreg kegiatan produksi yang sanggup di handling mereka.
Kemudian kami bertemu di tanggal 9 Januari 2013 di jakarta acara ini sendiri berlangsung pada tanggal 12 Januari 2014. Kami melakukan persiapan – persiapan intens demi terselenggaranya acara ini dengan baik , dan selain kami mereka di bantu oleh pihak dari sebuah perusahaan kargo di Jakarta, dan nantinya ini akan menjadi hambatan yang besar di penyelenggaraan eventnya.
Saya di bantu dengan Rendy sebagai Project Officer untuk event ini. Kami memulai meeting pertemuan pertama untuk membahas segala kesiapan event di tanggal 9 januari 2014, beberapa crew dari EO Agency Communication One di Jakarta sudah mulai membantu kesiapannya.
Hari berikutnya saya membantu Mr Tanipat untuk berada di seputaran Tanjung Priok untuk membantu loading out barang properti event yang ada di container 40 feet yang Mr Tanipat kirim dari Bangkok, bersama dengan Munas dari pihak cargo yang membantu di sini. Proses di sini ini kami lalui seperti seakan sesuatu yang sangat luar biasa berat dan seakan mustahil.
Pertama barang ini di kirim pada akhir desember dari Bangkok di mana saat orang akan memasuki masa liburan natal, kemudian kedua ketika barang properti pameran ini pun sendiri masuk ke Jakarta Indonesia pada saat awal januari di mana para pekerja custom pelabuhan masih terasa enggan bekerja karena masih masa transisi liburan, kemudian ke tiga kami lakukan aktifitas ini selama berhari – hari di mana sebetulnya ini tidak menjadi tanggung jawab saya untuk membantu proses pengeluaran ini karena kontrak saya tidak mencakup hal ini. Halangan ke empat adalah saya temui beberapa applicant dan para pemilik cargo yang berkepentingan ada yang mengaku kalau mereka sudah 1 minggu, 2 minggu, 3 minggu dengan memegang dokumen hijau, sedangkan kami memegang dokumen merah alamak yang hijau saja belum bisa ambil barang keluar dari cargo di Priok apalagi kami yang baru beberapa hari, pikir saya. Di samping itu barang yang di kirim ini masih terkena surat peringatan dari dinas karantina dan dinas lingkungan hidup karena di dalamnya di duga adalah tanaman hidup, nah loe lengkap sudah deh kerumitan ini.
Sebetulnya saya tidak menemani merekapun di Tanjung Priok tidak masalah karena sayapun juga tidak terikat kontrak cuman moral saya tidak bisa dia saja, tanpa container ini pihak EO akan kesulitan untuk meneruskan event, satu sisi tanpa keluarnya container ini persiapan kita juga akan sia – sia saya tidak bisa menerima pembayaran dengan batalanya event ini, karena akan kasihan EO agency dari Bangkok ini, Masakan kami menerima pembayaran dari musibah mereka. Kemudian Puji Tuhan barang bisa keluar akhirnya dengan keuletan luar biasa dari mas Munas yang sudah punya banyak link di Priok ini, kalau ke sepuluh jari saya jempol saya berikan deh semua ke mas Munas. Kemudian Container benar – benar keluar dari Tanjung Priok dan di kawal dengan patwal yang di sewa oleh pihak mas Munas, dan sampai di Hotel Mulia pas setelah spintu loading di buka. Bener – bener last minute. Tampak sedikit kelegaan di wajah Mr Tanipat.
Langsung saja tim produksi dari www.workshop88-pro.com membongkar isi container yang akan di pakai dalam event ini dan bergegas membawanya ke ruangan ballroom ataupun di ruangan Prefunction. Kemudian semangat tahun 45 memenuhi setiap kami untuk bekerja sebaik mungkin dan serapi mungkin, sehingga acara bisa selesai dengan baik. Loading ini berlangsung terus sampai pada hari H seperti biasa sudah bisa di selesaikan dengan baik oleh tim produksi event.
Kemudian acara ini berlangsung sangat nyaman dan so formal tapi juga juga casual smooth, sampai – sampai acara sendiri sebenarnya telah selesai pada pukul 21.00 tapi para undangan masih ada di ruangan untuk chit chat sejenak.
Dan keesokan harinya kami berpamitan satu dengan lainnya, dengan Mr Tanipat dan team Communication One. Thanks and See you again fellas.
Main Stage LED 4 x 8 meter Backdrop at Hotel Mulia Senayan Jakarta Info +628165441454
( organized by ROTE Creative Production www.roteproduction.com ) | Event Organizer (EO) Surabaya Indonesia ( pin BBM 2B2B971A | Whatsapp +6282131036888 )
